Você já deve ter visto essa famosa frase do Abraham Lincoln. “Dê-me 6 horas para derrubar uma árvore e passarei as 4 primeiras afiando o machado”. Sabemos que nossa capacidade de planejar e prever possíveis adversidades impactam fortemente no sucesso da nossa execução.
A “Falácia do planejamento”, uma expressão criada por Daniel Kahneman em 1979, tem sido explorada por psicólogos sociais e reflete uma tendência de subestimar o tempo necessário para cumprir uma tarefa, mesmo quando ela já foi feita antes.
Em um de seus estudos, 37 universitários foram questionados sobre quanto tempo precisariam para terminar o trabalho de conclusão do curso.
- “se tudo corresse perfeitamente bem” a estimativa média era de 27,4 dias.
- “se tudo corresse da pio maneira possível” a estimativa média era de 48,6 dias.
No final, o tempo médio que os universitários realmente levavam foi de 55,5 dias. Somente 30% dos estudantes cumpriram a tarefa no tempo estimado.
Todos conhecemos alguém (ou somos esse alguém) que subestima cronicamente quanto tempo algo vai levar para realizar alguma atividade?
Chego em 10 minutos!
O projeto ficará pronto em 3 meses!
Até sexta eu finalizo o relatório!
Geralmente somos otimistas com nossos prazos e tendemos a prever que sempre tudo vai dar certo e que nenhum imprevisto ocorrerá. Mas é inevitável que levemos + tempo ou que as coisas não saiam como o planejado. Acontece algo inesperado, a tarefa é mais complexa de executar do que parecia, dependemos de terceiros para finalizar ou a estimativa era simplesmente otimista demais.
Algumas pessoas acreditam que vão levar 10 min até chegar ao trabalho porque fizeram esse percurso em 10 min uma vez na vida. Mas a verdade é que o hoje o percurso leva 20 min e elas chegam sempre atrasadas por serem otimistas demais em relação ao tempo gasto. E esse comportamento se estende para outras esferas, quando dão prazos para entregas de tarefas e projetos, por exemplo. O preço disso é alto não só para a pessoa mas como para quem está por perto.
Kahneman e Tversky propuseram que, à medida que as pessoas pensam em como completarão uma tarefa, estão inclinados a ter uma “visão interna” na qual se concentram nas especificidades da tarefa em questão, prestando especial atenção às suas características únicas. Por exemplo, as pessoas imaginam e planejam os passos específicos que tomarão para realizar o projeto-alvo. O problema é que os eventos geralmente não se desdobram exatamente como as pessoas imaginam. Mesmo quando as pessoas criam um cenário mental pensativo com antecedência, elas provavelmente encontrarão obstáculos, atrasos e interrupções inesperadas. As pessoas geralmente poderiam fazer previsões mais realistas, tendo uma “visão externa” na qual baseiam suas previsões em suas experiências anteriores. No entanto, as pessoas geralmente ignoram essa abordagem, em parte, porque sentem que suas experiências anteriores não são relevantes para a nova tarefa.
Os projetos e compromissos que assumimos tendem a se expandir preenchendo todo o tempo dedicado a eles ou até ultrapassando e nos deixando sem espaços para redirecionamentos. O resultado é que tendemos a nos atrasar e a execução, que poderia ter sido feita sem atrito, gerando sentimentos de culpa, frustração, esgotamento, além de impactar na qualidade da entrega.
Porque subestimamos o tempo que algo exigirá?
Um dos principais motivos é a pressão social. Muitas vezes sabemos que não conseguiremos cumprir o prazo, ainda mais em casos em que já realizamos a mesma tarefa anteriormente, mas não queremos admitir. Esse comportamento ocorre com mais frequência quando temos um vínculo forte ou de hierarquia com a pessoa que nos demanda a tarefa.
O que fazer para evitar a “Falácia do planejamento”?
Uma dica é somar 50% do tempo estimado para concluir a tarefa ou o projeto. Se você planejou a sua apresentação para 30 minutos, reserve 45 minutos de reunião. Se calcula que o novo projeto levará 45 dias, adicione + 22 dias de margem de segurança.
Assim você usa como referência de cálculo sua experiência e deixa espaço para imprevistos, mudanças de rotas e atrasos. Estabelecer prioridades, negociar prazos e dizer NÃO são habilidades importantes para uma boa execução.
Prever é um dos capítulos do livro Essencialismo: a disciplinada busca por menos de Greg McKeown.
